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Les fichiers PRO: Cette chose unique pourrait sauver votre studio

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Dans une récente conversation avec Michael Mejia, un photographe professionnel et président du département de la photographie au Laney College à Oakland en Californie, j'ai demandé quels étaient les défis rencontrés par les jeunes souhaitant faire carrière dans la photographie. En particulier, j'ai demandé quel genre d'éducation est donnée à son école de photo ces jours-ci. Il m'a répondu que son programme commence à parler des particularités liées à la gestion d'une petite entreprise, en intégrant des cours se déroulant à l'extérieur du collège - des cours de comptabilité, de marketing, de médias sociaux. Ces sujets n'ont pas l'habitude d'être abordés dans la formation en photographie, ce qui a eu pour effet de délaisser des générations d'étudiants en photo qui ignorent totalement les fondements d'une entreprise saine.

"J'ai appris d'anciens participants de notre programme de formation que la seule chose qu'ils voulaient était davantage d'aide aux petites entreprises. Il existe une vaste gamme de photographe entre le niveau d'entrée et les pros. Leur communiquer des connaissances aux niveaux supérieurs de l'imagerie et des exigences commerciales."

Une Seule Chose

Penser aux affaires n'est pas toujours facile pour les photographes. En grande partie, cela peut être dû à notre utilisation du côté droit de notre cerveau, le centre de résolution des problèmes. Cependant, savoir que nous pouvons, et même devons pouvoir résoudre les défis de l'entreprise nous mets parfois mal à l'aise d'en discuter, d'une façon plus logique.

"Les photographes veulent prendre des photos," "Je ne peux pas imaginer un photographe qui a d'abord choisi une caméra avec la main droite, un signe de dollar dans les yeux, et un plan d'affaires dans la main gauche. Je me suis étroitement associé à quelques 50 photographes de San Francisco et Los Angeles. Parmi ceux-ci, aucun n'aime les tâches administratives comme la facturation, le paiement des factures... Ils préféreraient tous avoir à leur disposition un représentant publicitaire, un comptable pendant qu'eux, ils prendraient les photos. Ce qui est amusant, c'est de savoir que les meilleurs photographes que je connaisse proviennent de familles dans les affaires. Cela vous dit quelque chose à propos de la culture. Si vous avez été élevé au milieu d'une prise de conscience constante des clients, d'enchevêtrements civiques, de contraintes d'affaires et possédez de l'agilité et de la facilité avec celles-ci, vous serez en avance sur tout."

Il poursuit: "Pour ceux d'entre nous qui n'ont pas suivi cette formation, il nous faut des années pour développer ces connaissances, et une peau très coriace. Certains ne dépasseront jamais le niveau du simple soldat. Certains autres pataugeront dans l'espoir de réussir grâce à l'éclat de leurs photos. Nous devons garder à l'esprit que la création qui fait partie de nous possède une forme unique et personnelle : la vision et la méthodologie exprimées dans un mélange idiosyncrasique, en constante évolution de l'inspiration, l'errance, se sentant à l'égard, les changements de forme, l'adaptation, profiter de la sérénité... Les faiseurs d'images apprennent à y faire confiance. Et l'entreprise dans tout ça ? Très systématique, avec des critères de succès définis à l'extérieur et beaucoup de pièges. Nous ne répondons pas aussi favorablement à nos penchants naturels ni à ce qui est important pour nous. Nous devons apprendre à changer rapidement notre chapeau."

Réfléchir de façon pratique, j'ai demandé à Mejia un conseil d'affaires sage qu'il partage avec ses étudiants et jeunes diplômés. Je m'attendais à quelque chose d'assez ambitieux et j'ai été surpris de sa réponse d'une simplicité étonnante:

"Envoyez votre facture rapidement. Parce que plus tôt vous envoyez votre facture, plus tôt vous serez payé."

Oui, ce simple conseil pour assurer un flux de trésorerie positif peut constituer le fondement solide d'une entreprise de photographie en bonne santé. C'est un conseil tellement simple, bien que je connaisse plusieurs photographes qui ne suivent pas ce conseil et émettent leurs factures tardivement. Parfois, nous sommes assis sur des factures pour suivre notre calendrier (nous sommes tellement occupés à photographier) et très souvent, nous n'avons pas de raison de repousser la facturation : Nous ne sommes tout simplement pas dans un état d'esprit qui s'y prête. C'est un problème typique des gens qui utilisent le côté gauche de leur cerveau, celui des affaires. Être payé à temps n'est pas toujours notre préoccupation absolue, bien qu'elle devrait l'être. Sans gestion du flux de trésorerie, nous sommes condamnés d'avance.

“Plus vous facturez tôt," dit Mejia, "plus tôt débutent vos 30 jours d'attente. Avoir un travail à finir qui traîne sur un bureau pendant des semaines ne fera pas bouger les choses. Les ordinateurs simplifient la tâche; il est donc ridicule de laisser trainer les choses. Si vous avez terminé un travail sur le 2ème et restez assis une autre semaine, il pourrait s'écouler un mois - ou plus - avant d'être payé. Qu'en est-il de vos factures d'approvisionnement et vos figurants? Est-ce que votre agence croule sous les dollars?"

Comment s'y Prendre

La mise en œuvre des procédures d'opérations normalisées et de politiques - par exemple en exigeant un acompte ou la préparation d'un plan de la facture au moment de la soumission - peut rendre plus facile la gestion de ces tâches plus tard lorsque le travail sera terminé. Et si vous n'êtes pas en mesure d'embaucher un gestionnaire ou un comptable pour prendre soin de ces détails pour vous, vous allez probablement devoir le faire vous-même. Tout d'abord, simplifiez-vous la vie et utilisez un des nombreux services en ligne tels que QuickBooks ou Freshbooks pour faciliter votre facturation. Lorsque la facturation est rapide et facile, vous êtes moins susceptible d'oublier de facturer des items dus.

“L'une des meilleures façons de garder à l'œil les hauts et les bas de votre flux de trésorerie, dans les temps requis," dit Mejia, "est de mettre en place une facturation structurée efficace. Le format de la facture, les bons de commandes précis, l'inscription immédiate des détails alors qu'ils sont encore frais en mémoire, inscrire les informations à l'avance, faire le suivi des dépenses et des changements et être compréhensif... Tout comme le flux d'images peut être efficace, la facturation s'adapte à ce cadre. En résumé, cela signifie que les factures seront émises rapidement.”

Outre simplement démarrer le chrono "Net 30 jours," lorsque vous envoyez une facture plus tôt que prévu, il existe plusieurs autres avantages - en particulier pour les photographes qui possèdent une confiance inférieure à 100 % lorsqu'il s'agit de parler de la tarification et de la facturation.

“Un avantage supplémentaire est que le [ou la] client de l' agence est toujours embrasés avec nos services et nous sommes toujours haut dans leur esprit, l'attention est plus concentrée et favorable. À l'autre extrémité, une facture qui n'est pas payée dort probablement sur une ''pile'' à quelque part. Alors, lorsque vous faites un appel du genre : « Bonjour, c'est Michael Mejia et j'aurais aimé avoir votre attention sur une facture en retard. » Lors de la date de soumission et de l'accord, vous aviez convenu de 30 jours et un contrat existe pour le prouver. À cette étape, il est important d'avoir le numéro du bon de commande et les dates précises."

C'est Une Entreprise... Vous N'avez Pas Besoin D'excuses

“Cela conduit à un autre point important. Certains d'entre nous se fondent en excuses lorsqu'ils demandent d'être payés. Cela semble être le cas de le plupart des débutants. Le processus fonctionne autour d'un accord qui est déjà en place, d'une méthode elle-aussi déjà mise en place chez les agences [ou les clients] pour que vous soyez payé. Nous avons rendu le service promis, il est maintenant temps pour votre entreprise d'effectuer le paiement. Mais ils ne peuvent rien faire avant d'avoir reçu votre facture. Lorsque c'est fait, nous encourageons simplement l'avancement du processus - pas le montant ou la façon de payer. Nous n'avons pas besoin d'être inquiet ou frénétique ou d'avoir l'impression de qu'émender ou de réprimander. Nous facilitons simplement un processus simple que nous avons entamé lors de la soumission.”

n d'autres termes, le client s'attend à recevoir une facture pour les services que vous lui avez rendus. Ils se fichent vraiment de votre capacité à fournir un excellent travail, au-delà des attentes et ce ''au-delà'' n'a presque rien à voir avec le coût, en particulier lorsque toutes les conditions de l'accord ont été planifiées d'avance. Les photographes n'ont pas besoin de s'inquiéter quand ils envoient leurs factures. Comme le dit Mejia, nous voulons simplement permettre à l'accord mutuel d'avancer vers sa conclusion naturelle: Être payé.

Au sujet de l'auteur:

William Sawalich a réalisé sa première impression en chambre noire à l'âge de dix ans. Il a complété une Maîtrise au Brooks Institute of Photography à Santa Barbara, en Californie. Avec les portraits, les natures mortes et la photographie sur contrat, Sawalich est un écrivain prolifique. Il a écrit des centaines de critiques, articles et caractéristiques des photographes de classe mondiale. Il dirige le service de la photographie au Barlow Productions de St. Louis.

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