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Pour concevoir le meilleur contrat de photographies de mariage, il faut miser sur le bon sens

Pour concevoir le meilleur contrat de photographies de mariage, il faut miser sur le bon sens

Pour concevoir le meilleur contrat de photographies de mariage, il faut miser sur le bon sens

La plupart des photographes apprennent à la dure comment écrire de bons contrats de photographies. Beaucoup commencent par amasser quelque paragraphes ici et là, puis, avec leurs essais et erreurs, ils peaufinent leur contrat pour se protéger (et protéger aussi leurs clients) en ayant tous les détails par écrit. C'est la façon dont l'artisan de Sony et photographe spécialisé en mariages Mike Colon l'a fait. Et quand on lui a demandé de partager quelques pensées sur les contrats de mariage, il nous a répondu : « Peut-être devrais-je prendre un de mes contrats et réviser avec vous paragraphe par paragraphe ?

Oui s'il vous plaît.

« Il est évident qu'un contrat doit être légal, » Colon nous dit, « et dans mon esprit, il doit être clair, concis et simple. Et il doit être équitable. De sorte que lorsque le client le lit, qu'il ne ressente pas le besoin de consulter un avocat pour comprendre ce qu'on y dit. J'essaie de faire un contrat le plus équitable, clair et simple que possible. Créez un contrat juste et vous verrez que peu de gens voudront y faire des changements. Vous voulez que le processus de conclusion soit facile et surtout pas que le contrat fasse obstacle à la conclusion d'un marché. S'ils sentent qu'il y a beaucoup trop de mots ou qu'il avantage trop le photographe, vos clients pourraient avoir l'impression de se faire avoir et s'enfuir à la course. »

La base, brièvement

Le contrat de Colon a trois pages au total. Il commence par le nom du client et leurs informations de contact - tant pour ses propres dossiers comme il se doit - et il fait un point de différenciation entre le client et la mariée et le marié.

"Le client peut être différent du couple qui se marie », dit-il. « Je pourrais avoir le contrat avec la mère de la mariée, par exemple, ou les parents de la mariée. Alors, je vais mettre 'relatif au mariage de... », puis la mariée « nom de » et le marié, en une information de contact. Parfois, je fais surtout affaire avec le planificateur du mariage : Il fait le contrat, me donne les chèques de paiement et facturent ensuite leurs clients. Le client et le couple qui se marie pourraient être différents, ils seraient donc séparés ici."

Ensuite Colon inscrit la date du mariage et l'emplacement de tous les événements, suivi d'une description des services et produits seront inclus.

“C'est comme dire : 10 heures de couverture, deux photographes associés, séance d'engagement, un album de 75 photographies, description de l'album... etc » selon Colon. « C'est simple et clair, seulement une ligne descriptive pour chaque item. Il pourrait s'agir de négatifs numériques en haute résolution si vous voulez inclure cela. Je l'écrit s'ils commandent un album.”

Frais d'utilisation, pas des dépôts

Après avoir décrit ce qui est inclus, Colon inscrit les frais spécifiques à l'événement. "Je mets ce qu'il en coûte, incluant la taxe de vente, et il savent exactement ce qu'ils doivent payer," dit-il. "En gros, je fais de sorte que tout soit clair. Ensuite, j'explique la politique de paiement dans la section suivante. Il est important de parler de cela parce que je pense que certains photographes doivent se transformer en agence de recouvrement après le mariage, si je ne suis pas payé au complet avant la date du mariage."

Colon dit qu'il demande à ses clients de payer un accompte de 50 % lors de la signature du contrat, c'est ce qui réserve la date officiellement. En fait, la façon dont est défini ce dépôt est très important.

“C'est vraiment important de l'appeler Frais de réservation de la date," dit-il, "Pas un dépôt," parce qu'un dépôt, techniquement, signifie qu'ils peuvent le récupérer. Ce sont des frais que je charge pour réserver la date, parce qu'il est possible que je doive refuser d'autres contrats. Donc, je suis vraiment clair : « Un frais non-remboursable de 50 % pour réserver la date du __________, soit XXXXX $ à être versé à la signature de cet accord. Le client paiera le solde de XXXXXX $ au moins 30 jours avant à la date du mariage spécifiée ci-dessus.”

Exiger un paiement avant le jour du mariage est une norme de l'industrie et une protection fantastique pour les photographes de mariage. « Quand j'ai commencé, j'étais plus flexible, et les gens me demandaient ''Puis-je vous payer le jour du mariage ?'' Et je devais attendre et rester dans les environs du mariage, maladroit, et finalement leur demander de l'argent. Puis, ils me disaient avoir oublié leur chéquier... C'était horrible. Ce n'est pas la façon dont je voulais faire des affaires. De plus, j'ai eu des clients qui ne sont pas venus chercher leurs négatifs, parce qu'ils n'avaient pas d'argent, et d'autres qui me faisaient attendre dans l'espoir que j'allais oublier et ils économiseraient la somme. J'ai donc décidé de cessé d'être une agence de recouvrement. Ils peuvent utiliser leur carte de crédit s'ils veulent, mais ils doivent absolument payer à l'avance."

Colon dit aussi qu'il fait parvenir un courriel de rappel à l'approche de la date limite des 30 jours, mais dans la plupart des cas, il n'a pas besoin de le faire car ses clients paient avant cette date. Ils veulent juste qu'on s'en occupe. Les rares qui oublient reçoivent un rappel et il ne se souviens pas la dernière fois où un mariage n'avait pas été payé entièrement à l'avance.

“J'ai déjà reçu 50 % », dit-il. « Ils ne veulent pas perdre ce montant car c'est assez élevé. Donc, c'est très rare. Ils doivent savoir clairement qu'ils ne verraient pas de photographe à moins d'avoir payé le montant au complet. C'est l'avantage des contrats : vous ne ferez pas le travail dans l'espoir d'être payé, mais vous ferez le travail si vous avez d'abord été payé.”

Remboursement de tout frais supplémentaire

En ce qui concerne les dépenses supplémentaires - frais de déplacement, pour instance, pour les mariages éloignés - Colon essaie d'incorporer des éléments compris dans un perdiem, intégré dans le total initial figurant déjà sur le contrat, mais juste pour couvrir toute possibilité d'incompréhension, il écrit une clause qui se lit comme suit: "Remboursement du billet d'avion applicable, hôtel, per diem, tout permis de travail à l'étranger, les frais de transports engagés par Mike Colon dans l'exercice de ses fonctions de photographe, sous réserve des stipulations aux présentes, seront facturés au client après le mariage et devront être payés avant la réception de tous les articles ou produits de Mike Colon."

"Parfois, si je prévois qu'il y aura quelques petites dépenses," explique t-il," je laisse certaines dépenses plus élevés et je ne me sens pas bizarre de leur facturer 50 dollars ou quelque chose semblable. De plus, vous n'avez pas l,air de leur soutirer tout l'argent promise, et quelques sous en plus."

Ne manquez pas de photos parce que vous mangiez

Ensuit Colon précise sa politique des repas. Il pense que d'autres photographes de mariage seront particulièrement désireux de le faire aussi. "Les photographes ont tendance à s'oublier le jour de mariage," dit-il "et s'ils ne s'oublient pas, c'est souvent un sandwich froid, ou un biscuit au tofu détrempé dans la salle arrière du mariage. Vous êtes sur le point de passer une dizaine d'heures debout et vous êtes là-bas, manquant la danse père-fille ou tout autre événement important comme la coupe du gâteau, parce que vous êtes trop loin et vous ne voyez même pas l'événement."

Ainsi, pour les repas, Colon indique 'Mike Colon et ses assistants recevront un repas chaud pendant l'événement s'il dure plus de cinq heures. La disposition de sièges pour le repas devra être assuré pour que Mike Colon et ses assistants puisse assurer une couverture adéquate. Si un repas est pas fourni, Mike Colon et ses assistants devront quitter les lieux pour manger et aucune garantie n'est donnée sur la durée de son absence de l'événement.’

Il explique : "Nourissez-moi pour que je puisse faire mon travail. Je veux leur faire peur un peu. Il dit quelques chose du genre ''Si vous ne me nourrissez pas, je devrai être absent quelques heures pour obtenir de la nourriture. Pendant ce temps, vous n'aurez pas les services de votre photographe. Parfois, vous devez rappeler au planificateur ou la mariée que « Nous devrions probablement manger pendant que vous mangez vous aussi. pour ne rien manquer d'important plus tard. Nous ne pouvons pas prendre en photographies en mastiquant donc c'est probablement le meilleur moment pour nous de manger."

Vous avez besoin d'espace pour travailler

Ensuite vient la clause qui. "L'exclusivité et l'autorité," Parfois, un photographe se promène sur la propriété, et il reçoit un cri du fleuriste ou de quelqu'un qui essaie d'impressionner le planificateur de mariage ou un oncle trop zélé ou peut-être même un vidéaste qui voudrait bien rendre la vie difficile au photographe .

"J'ai toujours trouvé cela très déplaisant" Colon ajout: "Je mets donc dans mon contrat : Mike Colon sera le seul photographe professionnel engagé le jour du mariage et aura la priorité sur tout autre photographe ou vidéaste en rapport avec le mariage et le positionnement des caméras et de son équipement. « De cette façon, je peux dire: Tu ne dois pas être là."

“C'est vraiment au cas où les choses se gâteraient, je peux être le patron » dit-il. « Et c'est aussi important de faire savoir que l'oncle Benoît ne peut prendre ses photos accoté sur mon épaule toute la journée, ou le planificateur peut demander un autre photographe. Je vais emmener un autre assistant pour faire photographier les détails et obtenir l'exclusivité complète. Je prends également soin des planificateurs de mariage et avec un assistant supplémentaire pour un grand mariage que je sais va figurer quelque part. Je veux que le planificateur sache que je vais faire publier leur mariage et obtenir l'exposition désirée, et je veux qu'il me réfère des clients en récompense. Si c'est leur plus gros contrat de l'année, je veux qu'ils me l'amènent car ils savent que je vais le faire publier.”

Un plan au cas où le pire arrivait

La prochaine clause sur le contrat de Colon est la clause en cas d'annulation du mariage. Et celle-ci, dit-il, est particulièrement importante. "Si le client annule ses services alors qu'il a signé un contrat, ça dit que si je suis en mesure de trouver un autre mariage d'équivalence semblable, je vous rembourserai ce que vous m'avez payé. Cependant, s'il y a un déficit entre le prix de la nouvelle réservation et celui de notre accord, je vais conserver la diffrence entre les deux sommes. C'est juste une question d'équitabilité. Si je peux trouver un autre contrat à la dernière minute, avec quelqu'un qui peut payer un peu moins, je vous rembourserai moins la différence."

Colon dit que cette politique est une excellente façon de gagner des références pour d'autres clients heureux - en plus de faire mousser ses affaires. 'Voici une histoire extrême, mais vraie. J'ai eu un couple qui a soudainement décidé de se quitter," dit-il "et je leur ai remboursé donné leur argent car la date était si éloignée, que je n'avais pas eu d'appels et je n'avais refusé personne pour cette date si éloignée. J'ai remboursé l'argent juste de bonne foi. Et ils m'ont rappelé quand ils sont retournés ensemble, pour m'embaucher à nouveau. J'étais sous contrat avec eux pendant quatre ou cinq mois et ensuite ils se sont séparés de nouveau! Mais à ce moment, j'avais déjà refusé plusieurs contrats et je leur ai dit que si je pouvais trouver un autre contrat, je les rembourseraient. Je n'ai pas réussi à trouver d'autre contrat et ils ont appellé pour me dire : 'Et bien, pouvons-nous vous avoir cette journée-là pour une réunion de famille?" Comme plusieurs fournisseurs ont refusé de nous rembourser, nous avons décidé de faire une réunion de famille. 'Alors j'ai été le photographe de leur journée familiale. Ils avaient même un gâteau de mariage! C'était un peu triste et bizarre pour la mariée, mais ils ont eu une belle séance de portrait de famille"

L'importance de livrer la marchandise

Ensuite, le contrat précise toute couverture spécifique demandée par le client afin de s'assurer que le photographe est au courant des surprises spécifiques du couple, et qu'il est important d'immortaliser sur photo. Il ajoute aussi : "Toutes les photos prises par Mike Colon seront faites à son entière discrétion professionnelle," ce qui me donne le contrôle sur la partie créative.

Heures, taux et heures supplémentaires

Le contrat de Colon possède une clause sur les heures supplémentaires, le tarif prenant effet 15 minutes après l'heure de fin initialement prévue. 'C'est bien d'en parler dans le contrat, parce que je ne veut pas que mes 10 heures prévues se transforment en 14 heures imprévues. Cela pourrait être difficile à négocier en plein mariage. J'ai donc prévu cet énoncé. Vous voulez seulement qu'ils respectent votre temps et vous vous prémunisez contre toute utilisation qui en est faite. Ils vont vous demander de rester pour une dernière consommation, quand il reste trois invités et que tout le monde est rentré chez eux."

Limite de responsabilité

La prochaine clause concerne la limite de responsabilité, qui stipule que l'entière responsabilité du photographe envers le client pour toute violation de l'accord, réclamation, perte ou blessure est limité au remboursement du montant payé pour les services. Elle indique également ce qui se passera en cas d'urgence, de maladie ou si le photographe se blessait, l'empêchant de photographier le mariage.

“C'est une clause importante parce que chaque mariée va vous demander des détails à ce sujet. Mon contrat en parle comme ceci: "Dans le cas improbable d'un accident ou de toutes autres circonstances indépendantes de la volonté de Mike Colon, un photographe de substitution bénéficiant de qualifications équivalentes, sous réserve de l'acceptation du client avant l'événement, pourrait être choisi par Mike Colon pour remplir ses obligations de photographe du présent contrat. Dans le cas ou un client refuserait le photographe de remplacement, Mike Colon ou le client pourraient décider de mettre fin au présent accord et recevoir le remboursement intégral des frais payés pour la réservation de la date. Donc, si je tombais malade et s'ils n'aimaient pas le photographe que je leur fournirait pour me remplacer, je serai dans l'obligation de leur rembourser l'argent qu'ils m'ont donné d'avance.”

Colon dit que l'assurance des entreprises est bienvenue aussi. Ils peuvent vous poursuivre en justice, en disant que votre maladie a ruiné leur mariage; vous devriez donc maintenant financer un nouveau mariage au complet. Avoir une clause qui limite cette responsabilité est cruciale pour les photographes qui ne sont pas intéressés
à financer un mariage de remplacement lorsque les choses tournent au vinaigre.

Livraison

Les clauses suivantes sur le contrat de mariage concernent les livrables. Colon explique que les preuves seront présentées, quand les albums seront livrés. Une clause sur l'acceptation des commandes pour encourager le couple à commander un album dans l'année suivant le jour du mariage. Sinon, selon le contrat, le photographe n'est plus obligé de fournir d'album. Mais c'est là une question complexe, Colon dit qu'il a reçu effectivement une demande d'album après 1 an, et dire oui est la clé pour déterminer un client heureux. Les clients heureux donnent des références, et les références sont très bonnes pour les affaires.

"C'est appelé Acceptation des commandes et Conservation des originaux," explique-t-il. "Il ajoute : "Mike Colon possède et conserve les images originales produites dans le cadre de cette entente. Toutefois, en raison des installations d'archivage limitées et contrôlées pour des raisons de responsabilité, ils ne sont pas conservés par Mike Colon pendant plus de 12 mois après le mariage. "Donc, si ma maison brûle et ma société de stockage dans l'infonuage cesse ses activités, tous mes fichiers s'envolent en même temps, et je perds toute trace des photos... Je vais seulement devoir aller au tribunal avec les clients des 12 derniers mois.

Colon dit qu'un couple qui célébrait son dixième anniversaire en commandant enfin un album de leur mariage. Cet argent avait été dépensé depuis longtemps, et le processus de main-d'œuvre aurait pris plusieurs jours, sans compter que les prix avaient considérablement augmentés en 10 ans. Si cela se produisait demain, il demanderait des frais de rétablissement pour couvrir le coût de la main-d'œuvre et des matériaux à reconstituer l'album. Demander de tels frais est plus facile si une clause est prévue au contrat.

"Bien que je puisse reconstituer l'album pour eux, rien ne me l'oblige. Si je décide de le faire, ils vont me considérer comme un héros et, espérons-le, ils sont encore plus impressionnés. Cette clause contribue également à me protéger contre tout client insatisfait parce que, croyez-le ou non, quand un client n'a pas le produit final dans ses mains, ce n'est pas un client heureux. Et ce même si c'est leur faute!"

Colon a réalisé à quel point il est essentiel de remettre l'album au client alors qu'il discutait avec une jeune mariée qui avait déjà travaillé comme photographe et que Colon connaissait et admirait. Était-elle extatique avec le résultat, lui a-t-il demandé ? Pas vraiment. Elle n'avait pas son album terminé, même si c'est parce qu'elle n'avait par respecté les conditions. C'était comme une révélation pour Colon, qui s'est immédiatement mis à la tâche d'identifier tous ses clients avec des commandes incomplètes.

“J'ai décidé que le temps nécessaire à accomplir cette recherche n'avait aucune importance. J'allais compléter l'album de tout le monde pour qui j'avais travaillé. J'ai dépensé des milliers de dollars à tour refaire, et les références ont commencé à affluer à partir de ce moment. J'avais compris pourquoi je n'obtenais pas de références de mes anciens clients : c'est parce qu'ils n'étaient pas satisfaits!”

Droits de propriété et de reproduction

Dans la dernière partie de son contrat, Colon parle des droits de propriété et de reproduction. « C'est essentiellement pour vous assurer que vos clients savent que je détient le droit d'auteur et qu'ils ne peuvent décider de publier quoi que ce soit sans obtenir préalablement ma permission. C'est un peu comme la version d'une image. Le fait important ici est que le client accepte de protéger Mike Colon contre toute réclamation résultant d'images publiées. Je peux publier des images du mariage et si un invité veut me poursuivre en justice, ils devraient en fait poursuivre la mariée et le marié parce ce sont eux qui m'ont donné le droit prendre les photographies. Le contrat stipule expressément que: "Le client comprend et accepte les conditions suivantes : Mike Colon ne pourra reproduire, publier ou exposer toute sélection de photos comme des échantillons de travaux à montrer à ses clients potentiels, et à des fins d'enseignement ou institutionnel conformes aux normes les plus élevées de bon goût et jugement. » Je n'aurai pas à contacter le client et obtenir sa permission pour utiliser une image. C'est pourquoi j'ai inscrit cette formule de désistement dans le contrat."

En tant que photographe de mariage haut de gamme, Colon est régulièrement embauché par des célébrités qui, naturellement, ne sont pas susceptibles d'accepter ces conditions concerant de tels droits d'auteurs et de reproduction. "Pour les célébrités, j'enlève cette clause du contrat. Je ne l'enverrais jamais à une célébrité parce que c'est imposible qu'elle accepte. Je garde le droit d'auteur, mais ils ont tous les droits. Cela me donne une certaine permission à publier des images. Tout ce qu'ils publient, je peux publier. Et pour tout ce que je demande à publier, ils doivent me donner une réponse dans un certain délai, sinon je peux aller de l'avant et publier. Ils pourraient dire non, mais si je n'ai pas reçu la réponse à temps, c'est généralement ce qui se passe, ils ne me répondent pas - alors je peux y aller et publier.'

Il pourrait être amusant de croire que tout ce dont vous avez besoin sont de bonnes intentions et une poignée de main ferme, mais les contrats sont bel et bien essentiels pour faire des affaires. Il doivent être considérés comme des éléments impliquant des personnes sur une même page et aux mêmes attentes. Et aussi, comme le disait Colon au début, pour être juste.

Mike Colon prends des photos de mariages dans le monde entier pour des gens célèbres et ordinaires. Vous pouvez consulter quelques-unes de ses meilleures photographies à l'adresse:  www.mikecolon.com.

 

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