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Les conseils PRO: 7 conseils d'experts pour améliorer vos finances

Les conseils PRO: 7 conseils d'experts pour améliorer vos finances

Les conseils PRO: 7 conseils d'experts pour améliorer vos finances

Si vous n'êtes pas payé pour votre travail, c'est un passe-temps. Ce vieux dicton est particulièrement vrai pour les photographes professionnels. La gestion des aspects commerciaux d'une entreprise de photographie peut être particulièrement complexe pour nous, les artistes de l'image. Après tout, nous sommes généralement formés en arts visuels plutôt qu'en finance. Mais la formation des écoles de commerce est inestimable pour chaque photographe professionnel. À cette fin, nous allons élaborer sur ce sujet dans notre dernier bulletin des fichiers PRO, et vous aider à améliorer la gestion de vos flux de trésorerie, tout en augmentant la rapidité et la fiabilité des paiements de vos clients.

Nous avons tous entendu parler l'as des affaires, Jennifer Martin, de Zest Business Consulting, qui a proposée ses conseils pour les photographes au sujet de la facturation et de la collecte des montants dus. "Je crois que chaque propriétaire d'entreprise devrait avoir un système de facturation, de retard de paiement et de recouvrement. ", a-t-elle dit. "De cette façon, le processus de paiement est clair et facile à communiquer clairement aux clients, dès le début de la relation d'affaires. C'est aussi ce que font les entreprises professionnelles.'' Voici quelques conseils commerciaux de Martin, plus précisément, sept conseils pour améliorer votre bilan à l'aide de pratiques claires et efficaces.

1. Signez un contrat avec votre client

Lorsque vous travaillez sans contrat, vous perdez l'assurance que votre client paiera. Sans un contrat, vous espérez simplement que le client sera assez honnête et paiera les services rendus. Lorsque vous le dites de cette façon, cela ne semble pas très efficace, n'est-ce pas ?

Martin dit que les contrats de photographies commerciales devraient toujours commencer par un signer un contrat. "Commencez par inclure dans votre contrat les conditions de paiement", dit-elle. "De cette façon, vos clients signeront de leur nom qu'ils comprennent et acceptent les conditions entourant le paiement des services." Les contrats sont également inestimables devant les tribunaux, si vous finissiez par vous confronter à une client occasionnel.

2. Demandez un dépôt de sécurité

Il n'est pas rare que les photographes demandent un dépôt avant de se lancer dans un contrat. Mais parfois, nous appliquons cette politique uniquement pour les contrats plus importants, ou les affectations qui nécessitent une importante mise de fonds (location d'équipement, sous-traitants, etc.). Les clients intelligents n'auront aucun problème à vous accorder un dépôt de sécurité. Pourtant, de nombreux photographes ne semblent pas obéir à cette procédure d'exploitation normale. S'ils le pouvaient, dit Martin, elle conserverait un solde plus élevé en banque. ''De préférence, obtenez une sorte de dépôt, comme avec les avocats, avant de commencer une relation d'affaires, et définissez clairement la façon dont le reste des paiements seront effectués."

3. Accordez un rabais pour paiement rapide

Dans les derniers conseils PRO, nous avons abordé plusieurs façons polies de convaincre un client de vous payer plus tôt que tard. Il suffit de se rappeler que les clients priorisent les paiements sur lesquels une réduction est accordée lorsqu'il est effectué tôt, ou qu'une pénalité est demandée lorsqu'un paiement est en retard. Même si c'est difficile, et si vous ne l'appliquez jamais (ne leur dites pas cela), vous devez inclure les frais en case de retard de paiement sur vos factures (et selon les lois de votre province). Tentez de convaincre vos clients que c'est à leur avantage de payer à temps.

4. Obtenez une carte de crédit d'affaires

Pour certains clients, l'émission d'un chèque peut prendre des semaines, donc obtenir un acompte avant certains contrats peut s'avérer très utile. Vous pouvez aussi obtenir votre propre carte de crédit pour ce genre de situation. Avisez votre client que vous encaisserez son paiement seulement quand le projet sera terminé, ou offrez-lui d'effectuer des paiements égaux, répartis tout au long du contrat. Martin suggère d'adopter une facturation automatique par le biais d'un service spécialisé tel que Stripe. "Pour les entreprises à la recherche d'une solution de carte de crédit et de débit facile à utiliser", dit Martin, "et pour celles qui préfèrent ne pas avoir de contrat à long terme avec une société traditionnelle de compte, Stripe est une excellente option. Dans de nombreux cas, vous pourriez être approuvé et opérationnel en moins de 10 minutes et vous ne payez les frais que lorsque quelqu'un effectue un paiement par votre intermédiaire ou celui du site Web. Il existe également une application téléphonique qui vous propose de traiter les frais peu importe où vous êtes, ainsi que plusieurs options pratiques pour les abonnés du service mois à mois, comme les paiements récurrents et les frais de traitement des paiements effectués partout au monde.

5. Facilitez les paiements de vos clients

Si un client préfère payer comptant, acceptez évidemment ce mode de paiement. "Profitez-en pour lui offrir d'accepter les virements Interac, les chèques, la carte de débit, la carte de crédit, et Paypal" dit Martin ". Si vous le souhaitez, offrez également les services de Venmo, Google Wallet et de toute autre façon légitime de recevoir de l'argent." Considérez l'utilisation d'un logiciel de comptabilité reconnu, qui permet entre autres d'envoyer vos factures par courrier électronique, et qui permettent aux clients de simplement cliquer sur un lien pour visualiser la facture et de la payer immédiatement par carte de crédit ou virement bancaire. Vous seriez surpris de voir le nombre de clients qui préfèrent payer leur facture immédiatement, juste pour régler ce détail rapidement, et ainsi oublier une des tâches de leur calendrier.

Il est vrai qu'accepter les paiements par carte de crédit par le biais de services tels que Paypal, Square ou QuickBooks Payments constitue un coût (généralement de 2 ou 3 %), mais dans de nombreux cas, il s'agit d'un compromis acceptable pour pouvoir accéder immédiatement à de l'argent comptant. De plus, sur des factures élevées, les frais de service peuvent s'élever à des centaines de dollars... dans ce cas, oubliez l'option carte de crédit et demandez à votre client d'émettre plutôt un chèque. Et bien qu'il existe plusieurs façons entièrement numériques d'accepter les paiements, il faut aussi pouvoir recourir à une ancienne méthode d'accepter un chèque lorsque vous êtes à proximité, ce qui facilite le traitement du paiement par votre client. Voilà un excellent service à la clientèle!

6. Ne fermez pas le dossier jusqu'à ce que tous les paiements aient été faits.

Demandez le paiement final juste avant ou au moment où votre client reçoit le produit final - qu'il s'agisse de tirages ou de fichiers d'images numériques. Cela peut certainement être plus facile pour les photographes de mariage et de famille, où la procédure d'exploitation standard consiste à collecter le paiement avant la livraison. Mais pour de nombreux photographes commerciaux qui ont des clients à délais serrés, cette approche fait toute la différence. "D'autant plus qu'il ne soit pas la norme pour les photographes de demander un paiement à la réception du produit", dit Martin, "c'est une norme dans de nombreuses autres entreprises. Pensez-y de cette façon: nous ne demanderions pas à un plombier qui a réparé notre évier d'accepter un paiement 60 jours plus tard; d'ailleurs, il ne serait probablement pas d'accord lui non-plus. Si un client vous demande de financer l'achat, il pourrait sans doute payer les frais de ses cartes de crédit. Demander aux clients de payer à la réception pourrait être la façon dont vous travaillez. Le seul bémol est quand vos concurrents offrent la possibilité de payer plus tard. Si vous ne le faites pas, votre capacité à décrocher un contrat pourrait en souffrir. Peu importe ce qu'un photographe décide de faire, il devrait créer un système appuyant sa décision afin que son offre soit cohérente."

7. Envoyez vos factures à temps.

Il prend environ deux semaines à vos factures pour se rendre et être traitées. Tenez aussi compte de la date d'échéance indiquée sur la facture. Si vous pouvez fournir une facture et offrir une période de grâce pour son paiement, vos flux de trésorerie sont susceptibles d'en bénéficier. Lorsque les clients paient dans les 45 jours vos factures précisant ''Payable en 30 jours'', raccourcissez le délai à 15 jours et voyez la plupart de vos clients payer en 30 jours. Non seulement vous devez offrir un délai d'au moins deux semaines pour payer une facture, vous devriez aussi attendre deux semaines après la date d'échéance.


Jennifer Martin est propriétaire d'une entreprise, auteur et coach des affaires, ainsi que la fondatrice de Zest Business Consulting, en Californie. Lisez ses conseils en ligne à l'adresse: www.zestbusinessconsulting.com.
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