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Les fichiers PRO : Votre contrat empêche-t-il votre entreprise de croître ?

Les fichiers PRO : Votre contrat empêche-t-il votre entreprise de croître ?

Les fichiers PRO : Votre contrat empêche-t-il votre entreprise de croître ?

Je suis un photographe commercial à temps plein depuis plus de 15 ans. Pendant ce temps, mon modèle de contrat type a continuellement évolué. J'ai commencé, comme beaucoup d'autres photographes, par une page de termes et conditions basées sur des exemples que j'avais trouvés en ligne ou que j'avais vu utiliser par d'autres photographes. Mais, même si j'ai compris au fil des années quels sont les clauses les plus importantes à inclure dans le document, j'ai aussi appris que les éléments superflus devraient être laissés de côté - et il s'avère qu'il y en a beaucoup. J'ai finalement atteint l'état où je suis à l'aise avec un paragraphe composé de termes et conditions simples, en grande partie parce que mes clients sont eux aussi plus à l'aise avec celles-ci. Parfois, lorsque le contrat d'un photographe est trop long et trop technique, il arrive qu'un client en soit effrayé.

Exemple : Une cliente de longue date m'a contacté récemment pour obtenir de l'aide avec un contrat complexe qu'elle avait reçu d'un photographe d'une autre ville. Elle avait besoin d'embaucher un photographe pour son entreprise, à Denver, et elle avait reçu une citation explosive d'un jeune photographe talentueux. Alors qu'elle était très confiante dans les compétences du photographe, et qu'elle était même plutôt d'accord avec son prix (assez élevé), elle prévoyait ne pas accepter et signer le contrat pour cette raison : la complexité du contrat du photographe la dérangeait

Elle m'avait demandé si je pourrais jeter un coup d'œil sur les termes et conditions, et tenter de décrypter le jargon juridique que le photographe utilisait, dans l'espoir que je puisse la mettre à l'aise pour qu'elle se sente plus à l'aise de l'embaucher. Elle était troublée en grande partie par le texte, et à bien des égards offensée que ce photographe incluait une formulation si formelle et agressive, dans un accord pour ce qui aurait dû n'être qu'une session de photographies d'employés de son entreprise.

Après avoir refusé sa demande de me rendre à Denver et compléter le contrat moi-même pour une somme modique, elle m'a envoyé le contrat avec l'explication que ce photographe - dont elle avait vraiment aimé le travail - était nouveau dans cette spécialité. J'ai vérifié son site et j'ai été agréablement surpris : j'étais sûr qu'il ferait du bon boulot dans ce contrat, bien que je ne crois pas qu'il obtienne le contrat en raison de la complexité de son contrat. Il ne réalisait certainement pas qu'il avait presque manqué un bon contrat, le genre de contrat qui est une rareté avec la plupart des photographes, je sais : une journée de 8 000 $ pour photographier la tête des employés. En pensant à ce contrat de photographie verbeux et trop compliqué, j'offre un conseil, en particulier aux nouveaux photographes, pour améliorer leurs contrat soyez très très très gentils avec votre choix de mots.

1. Inutile d'écrire un roman si une courte histoire ferait l'affaire

Le photographe de Denver avait un court paragraphe de description de l'affectation, qui était suivi de trois pages de termes juridiques. C'est totalement injustifié pour un travail comme celui-ci. À l'instar d'un curriculum vitae, à moins que vous ne produisiez un énorme travail pour une agence de publicité ou quelque chose de tout aussi complexe et nuancé, il n'y a rien qui pourrait justifier trois pages de contenu juridique complexe, sur la grande majorité des contrats. Tout ça est particulièrement vrai pour les photos des employés d'entreprise. En réalité, ce devrait être un contrat assez simple, avec peu de paragraphes, un peu comme celui-ci :

« Transfert et Affectation : le Client ne peut céder ou transférer ce contrat ou les droits qui y sont accordés. Cet accord lie le Client et les souscripteurs au profit du Photographe, ainsi que de leurs mandataires, employés, agents et affiliés, héritiers, représentants légaux, successeurs et ayants droit respectifs. Le Client et ses mandataires, employés et sociétés affiliées sont conjointement et simultanément responsables de l'exécution de tous les paiements et autres obligations ci-dessous. Aucune modification ou renonciation à quelque modalité que ce soit ne sera réputée être valide, sauf si elle a été établie par écrit et signée par tous les partis concernés. Cependant, la facture peut refléter, et lier le client par ses autorisations verbales, comme par exemple pour la prise ou l'impression d'images supplémentaires, de frais et de dépenses qui n'avaient pas pu être consignées par écrit en raison du manque de temps ou de tout autre autre considération d'exécution. Cet accord tient compte de la Loi sur les droits d'auteurs de 1976, actuellement en vigueur et amendée. Il tient compte également, par référence, les dispositions de l'article 2 du « Uniform Commercial Code », à condition qu'aucune d'entre-elles ne soit en conflit avec d'autres dispositions spécifiques au présent accord; dans la mesure où toute disposition de cet accord pourrait être en conflit direct, indirect ou partiel avec une disposition du « Uniform Commercial Code », les clauses de ce dernier auront préséance. Dans toute la mesure autorisée par Loi, les parties ont souhaité que cet accord ne soit pas régi par ou soumis à l'UCITA, peu importe l'État des États-Unis concerné. Le photographe est un entrepreneur indépendant et non un employé. Si un photographe est considéré comme étant un employé du Client, et si ses images étaient considérées comme des œuvres louées en vertu de la Loi américaine sur les droits d'auteur, le Client cède par la présente les droits d'auteur de toutes les images au photographe. Le client accepte de fournir tous les documents raisonnablement demandés par le photographe, pour l'aider à accomplir, accélérer ou mettre en œuvre un tel transfert des droits d'auteurs. »

2. Simplifier les calculs et éliminer le jargon juridique

Ce contrat, en particulier, est très clairement celui qu'un photographe inexpérimenté pourrait avoir utilisé. Trouver un exemple de contrat est en fait un excellent point de départ, mais vous devez faire preuve de diligence et éliminer tout ce qui ne se rapportent pas directement à la tâche à accomplir. Dans ce cas, le photographe avait inclut des prix en devises étrangères imprécises, qui n'avaient aucune incidence sur le contrat. Au lieu de chercher des façons de mieux remplir votre offre, et de la faire paraître importante, faites ce que les écrivains font et dites ce que vous avez à dire le plus directement possible. Pourquoi a-t-il écrit le paragraphe ci-dessus concernant la Loi sur les droits d'auteurs américains de 1976 ? Le même message aurait pu être plus facilement et clairement communiqué en écrivant quelque chose du genre : « Aucun licence tiers ou transfert de licence n'est inclus » et « Si le client décide d'exécuter tous les services ci-dessus, que les actes constituent l'acceptation du client de la validité des termes énumérés dans cette proposition, et ce dans leur intégralité, qu'ils soient contresignés par le client ou non ». « Il s'agit en fait de la plus longue phrase de mes termes et conditions, et c'est une bonne partie de l'ensemble du message. C'est bien sûr une fraction du document original composé de trois pages de ce photographe. L'utilisation d'un langage simple, clair et direct est habituellement apprécié par les clients. En fait, ce client en particulier aurait rapidement signé sur la ligne pointillée, même si la ligne du bas, celle du montant payable, était assez élevée pour mon niveau d'expérience; si le photographe n'avait pas écrit 14 paragraphes de texte juridique fastidieux.

3. Attention au ton car l'agressivité n'a pas sa place

Je sais qu'il y a beaucoup de gens qui essaient de se débarrasser des photographes, mais nous ne pouvons pas laisser cela influencer le ton que nous prenons avec nos clients potentiels. L'élimination du jargon juridique contribuera grandement à rendre votre contrat moins obscure et agressif. Le contenu qui spécifie dans quelle juridiction toute poursuite en justice sera jugée ne procure pas un ton amical, en particulier sur un projet à petite échelle. Mais attention : Lors de certaines tâches, en particulier celles qui comportent des spécifications en matière de licences ou encore un gros budget, un document juridique plus vaste et plus global prend tout son sens. Mais pour les nouveaux photographes, la majorité de leurs contrats ne justifie pas cette facture. Pour une poignée de photos de la tête des employés d'une entreprise locale, trois pages de contenu complexe est simplement trop. Vous pouvez citer que ce type de document juridique protège le photographe, mais mon contre-argument est simple lui-aussi : à quel prix ? Protège-t-il le photographe ou fait-il fuir le client ? Pourquoi sous-entendre une confrontation juridique dans l'esprit du client pour une séance photo d'importance faible ? Pourquoi vous présenter comme un photographe qui semble avoir tendance aux conflits, ce qui pourrait effrayer votre client lors d'une première rencontre ? Le genre de texte qui suit pourrait avoir de telles conséquences :

« [10] Différends : Sauf lorsque stipulé dans l'article [11] ci-dessous, tout différend concernant l'interprétation de la présente e entente devra, à la seule discrétion du photographe, soit : (1) être arbitré dans la ville du photographe, dans l'État du photographe, selon les règles de l'American Arbitration Association et de l'État du photographe; toutefois, nonobstant toute disposition spécifique aux règlements de l'American Arbitration Association, les parties ne sont pas tenues d'utiliser les services d'arbitrage offert par un membre de l'American Arbitration Association, ni de payer les arbitres en conformité avec les barèmes d'honoraires, tels que spécifiés dans ces mêmes règlements. Le jugement sur la sentence arbitrale pourra être saisi par tout tribunal compétent. Tout litige de 5 000 $ ou moins pourra être soumis sans arbitrage à un tribunal compétent. OU (2) être jugé dans la ville du photographe, dans l'État du photographe, en vertu des Lois des États-Unis et/ou de l'État du photographe. (3) En cas de litige, le Client devra payer tous les frais de tribunaux, les frais légaux raisonnables du Photographe, ainsi que les frais et intérêts légaux sur toute récompense ou jugement en faveur du Photographe. [11] Juridiction fédérale : Par la présente, le Client consent expressément à la compétence des tribunaux fédéraux en ce qui concerne les réclamations du Photographe, en vertu de la Loi de 1976 sur les droits d'auteurs, incluant toutes modifications et réclamations subsidiaires et connexes.

4. Garder vos distances

Nous, les photographes, n'aimons pas que nos clients nous demandent la lune dans leurs contrats, sans jamais vouloir payer pour l'obtenir. Nous devrions tous être conscients de cela, et cesser tout dépassement de notre part. Par exemple, ce jeune photographe avait inclut un paragraphe expliquant que faire en cas d'annulation du contrat. C'est en effet judicieux, en principe, d'y penser; mais exiger des frais de 50 % en cas d'annulation, que ce soit fait des semaines ou des mois avant le tournage prévu, me semble un peu exagéré. Bien sûr, facturer des frais pour les annulations lorsqu'on approche de la date de début de tournage, que ce soit pour vous (deux semaines, 30 jours, 72 heures, etc.) semble justifié. Mais ne détaillez pas les montants d'argent si vous avez besoin de reporter les tournages prévus la semaine qui suit, aux mois qui suivent. C'est désagréable, et pourrait aussi effrayer ce client qui était presque prêt à acheter. (Il y a quelques années, un directeur du marketing m'a raconté l'histoire d'un photographe qui avait facturé des frais d'annulation pour un contrat qui avait été reporté, me disant qu'il ne travaillerait plus jamais avec ce photographe. Je ne trouvais pas cela équitable pour les parties, mais être au courant du problème avait une valeur bien réelle). Demander à un client d'interdire toute altérations à une de vos images peut sembler correct pour le filmage d'une publicité haut de gamme, ou si votre nom de famille est Leibovitz, mais jusqu'à nouvel ordre, vous faites partie des douzaines d'autres photographies qui pourraient vous substituer pour le contrat de photographie des employés, alors vous devriez peut-être essayer de ne pas les mettre en rogne. Cela ne veut pas dire être exempt de normes, mais vous devriez certainement tenir compte de la réalité et de la façon dont ces images seront utilisées et, à mon avis, vous rendre disponible à tout travail. Ne devenez pas paresseux pour vos clients, mais si votre client veut recadrer les photographies que vous avez expédié en format 5x7, devriez-vous avoir votre mot à dire ? Et si jamais votre client n'aimait plus l'arrière-plan ? Est-ce que cela devrait vous intéresser, ou devriez-vous simplement simplifier la vie de votre client et peut-être ne pas lui parler de l'ensemble de vos activités de « Modifications et second traitement » ? Vous rendre plus disponible à travailler avec vos clients pourrait les rendre plus disponibles à vouloir travailler avec vous.

5. Éliminer les informations inutiles ou non pertinentes

La proposition du jeune photographe qui m'a été envoyée comprenait quatre paragraphes complets de renseignements qui ne se rapportaient tout simplement pas à la tâche à accomplir. Par exemple, deux longs paragraphes traitaient du « Retour et de la suppression d'images » ainsi que de la « Perte ou du dommage » relatif aux impressions physiques ou aux négatifs - le genre de chose qui aurait été crucial il y a 20 ans mais qui n'est littéralement plus dans le ton avec les fichiers JPEG livrés après la session de photographie des employés d'aujourd'hui. La proposition du photographe a continué avec un paragraphe décrivant les exigences pour les crédits photos avec n'importe quel utilisation publiée de l'image. Le client peut simplement ignorer une telle demande, mais il appartient au photographe de comprendre que, dans de nombreux cas, ce type de chose est non seulement impraticable, et dans de nombreux cas, il est tout simplement impossible. Les photographies des employés, par exemple, sont encore un exemple parfait. Si vous souhaitez demander un crédit, n'hésitez pas à en demander un, mais exiger un crédit est une pratique presqu'impossible sur une image destinée par sa nature même à être distribuée et être republiée par des tiers. Ce petit jeu de téléphone virtuel rend difficile à appliquer tout crédit carrément déraisonnable. Dans certains cas, cette information en double se contredit directement ou, tout aussi problématique, peut être en contradiction avec d'autres informations détaillées ailleurs dans le contrat. Encore une fois, la simplification est la meilleure option. Énoncez clairement vos conditions et ne les énoncez qu'une seule fois. Court et rapide pourrait vraiment vous servir de bases, et ce pour de nombreux contrats. Voici un paragraphe des termes typiques inclus avec mes affectations les plus simples : « Les fichiers d'image finis seront livrés dans les sept (7) jours ouvrables suivant leur sélection. Les demandes urgentes de service entraîneront des frais supplémentaires. La licence d'utilisation est accordée par le photographe au client mentionné dans le présent document. Aucune utilisation par un tiers ou autre licence n'est incluse. Les droits d'utilisation accordés incluent tous les médias, peu importe leur taille et leur tirage, en Amérique du Nord, à l'exception des publicités payantes. La durée d'utilisation est non exclusive et s'échelonne sur une période de cinq années à compter de la date de livraison au client. Si le client ou ses délégués demandent l'ajout de tous les services requis pour compléter le contrat ci-haut, cet acte constitue l'acceptation du client de la conduite des termes de cette proposition dans leur intégralité, qu'ils soient signés par le client ou non. La licence est accordée uniquement après réception du paiement intégral. Les factures sont payables dans les 30 jours suivant leur réception par le client. Les annulations moins de (7) jours avant le début du travail occasionneront des frais de 50 %, et le remboursement de toutes les dépenses déjà engagées; les annulations dans les 24 heures seront facturées 100 % des frais de création plus les dépenses déjà engagées. »

Vous n'avez pas besoin d'être un bourreau de travail quand il s'agit d'écrire des termes et des licences d'images, mais vous n'avez pas besoin de prétendre être un avocat non plus. Utilisez la simplicité dans vos contrats, et soyez clairs pour réussir à vous décrocher un pourcentage plus élevé de contrats, que vous proposez simplement parce que vos clients sont plus à l'aise avec vous.

Au sujet de l'auteur :

William Sawalich a fait sa première impression en chambre noire à l'âge de dix ans. Il a obtenu une maîtrise de la Brooks Institute of Photography de Santa Barbara, en Californie. Avec les portraits, les natures mortes et les contrats de photographie, Sawalich constitue un écrivain avide. Il a écrit des centaines d'analyses sur les équipements, des articles utiles et des profils de photographes de classe mondiale. Il dirige le département de photographie à Barlow Productions de St-Louis. 

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